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En el sector de suministros para la industria del mobiliario, la eficiencia operativa y el control de inventarios son claves para responder a la demanda de proyectos de carpintería y fabricación. JL Gracia S.A.C., empresa especializada en la distribución de tableros de melamina y herrajes técnicos, implementó Odoo para centralizar sus operaciones, mejorar la trazabilidad de procesos y fortalecer la toma de decisiones con información en tiempo real. Hoy, la compañía gestiona compras, ventas, inventarios y procesos contables desde una plataforma integrada, sentando las bases para una operación más eficiente y escalable.
¿A qué se dedica JL Gracia?
JL Gracia S.A.C. es una empresa integral dedicada al suministro de materiales y servicios especializados para la industria del mobiliario. Su actividad principal se centra en la distribución mayorista y minorista de tableros de melamina de alta gama y herrajes técnicos, elementos fundamentales para la ejecución de proyectos de carpintería.
Además de la distribución de materiales, la empresa ofrece servicios de maquila de precisión que permiten a sus clientes optimizar sus procesos productivos. Entre estos servicios destacan el corte computarizado y los sistemas de perforación técnica, diseñados para garantizar ensamblajes precisos y reducir el desperdicio de material en los proyectos.
Desde el inicio de sus operaciones en 2024, JL Gracia ha atendido a más de 3,000 clientes y ha desarrollado una infraestructura que actualmente incluye cinco almacenes y tres talleres de producción.
“Somos una empresa integral de suministros y servicios especializados para la industria del mobiliario, enfocada en facilitar la ejecución de proyectos de carpintería con materiales y servicios de alta precisión”.
James Peña - Controller financiero de JL Gracia
Operaciones fragmentadas antes de implementar Odoo
Antes de adoptar Odoo, la gestión operativa de JL Gracia dependía de procesos manuales y herramientas desconectadas entre sí. Esto generaba dificultades para mantener un control eficiente sobre inventarios, pedidos y registros contables.
La gestión de inventarios, por ejemplo, era especialmente compleja. Parte del control se realizaba mediante registros en papel o mensajes de WhatsApp, lo que dificultaba la trazabilidad de los productos y aumentaba el riesgo de errores operativos.
La contabilidad también representaba un reto importante, ya que se gestionaba externamente y tenía poca integración con las operaciones diarias de la empresa.
"Antes de Odoo, la gestión de inventarios era engorrosa, las entregas más lentas y la contabilidad externa resultaba ineficiente".
James Peña - Controller financiero de JL. Gracia
Transición de sistemas aislados a operaciones integradas
La introducción de la empresa a Odoo surgió a partir de una recomendación personal. Un contacto cercano que ya utilizaba el sistema sugirió explorar la plataforma, lo que llevó al equipo de JL Gracia a evaluar sus capacidades.
Se interesaron especialmente en el enfoque didáctico del sistema, su integración entre módulos y su estrecha relación con los procesos contables, características que consideraron diferenciales frente a otros ERP más complejos.
¿Cómo Odoo centralizó la gestión operativa y el control financiero?
La implementación de Odoo en JL Gracia se concibió como un proceso de transformación digital orientado a integrar las distintas áreas del negocio. El proyecto incluyó una reingeniería de procesos y un despliegue escalable que permitió digitalizar los documentos de compras, ventas y contabilidad.
Uno de los cambios más significativos se produjo en la gestión de inventarios. Antes del ERP, el control de existencias se realizaba mediante registros manuales y comunicaciones informales. Con Odoo, la empresa ahora gestiona todo el inventario a través de módulos dedicados, utilizando referencias y documentación adjunta para cada operación. Este cambio permitió mejorar la trazabilidad de los productos y reducir errores en la gestión diaria.
La digitalización también transformó los procesos de compras y ventas, permitiendo que las operaciones se registren dentro de un único sistema y asegurando una trazabilidad clara de cada transacción. Este enfoque integrado facilita el seguimiento de pedidos y la coordinación entre departamentos.
Otro aspecto clave ha sido la centralización de la información de contabilidad. Odoo permitió que los procesos financieros se integren dentro del mismo sistema que gestiona las operaciones comerciales. Gracias a esta integración, la empresa puede acceder a reportes financieros y operativos desde una única plataforma.
El acceso a reportes periódicos se convirtió en un punto de inflexión para la organización. Con la información consolidada en el ERP, el equipo puede realizar comparaciones anuales, mensuales y diarias, lo que facilita el establecimiento de metas y el control de gastos operativos.
"Lo que más valoramos de Odoo es la centralización de la información financiera para una mejor toma de decisiones".
James Peña - Controller financiero de JL. Gracia
El impacto también se reflejó en la colaboración interna. Al trabajar dentro de un único sistema, los distintos departamentos pueden acceder a la misma información operativa, mejorando el control y la coordinación en toda la organización.
Además, la automatización de tareas como las conciliaciones bancarias y la digitalización de documentos ha reducido el uso de papel y optimizado el tiempo del equipo, logrando incluso un ahorro significativo de tiempo en ciertos procesos.
El impacto también se reflejó en la colaboración interna. Al trabajar dentro de un único sistema, los distintos departamentos pueden acceder a la misma información operativa, mejorando el control y la coordinación en toda la organización.
Además, la automatización de tareas como las conciliaciones bancarias y la digitalización de documentos ha reducido el uso de papel y optimizado el tiempo del equipo, logrando incluso un ahorro significativo de tiempo en ciertos procesos.
La mejora en el control y la colaboración interna ha sido de aproximadamente 95%".
James Peña - Controller financiero de JL. Gracia
Transformación Operativa x Sinetics
“Este proyecto representó una oportunidad para acompañar a la empresa en un proceso de transformación operativa. A través de un enfoque consultivo y la implementación de una plataforma integrada, trabajamos en la estructuración e integración de procesos de punta a punta a lo largo de todo el flujo de la distribuidora mayorista, permitiendo alinear las distintas áreas del negocio bajo una estructura de gestión integrada”.
Genner Tantalean - Director Comercial de SINETICS
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