Mejores prácticas para el éxito de su empresa

Mejores prácticas para el éxito de su empresa

17 febrero, 2018 blog 0

Uno de los problemas de información dentro de las empresas es contar con datos importantes del negocio y que éstos estén aislados de los procesos de negocios y de tecnología. Por lo general, una organización grande tiene muchos tipos diversos de sistemas de información que apoyan diferentes funciones, niveles de organización y procesos de negocios.

La mayoría de estos sistemas tiene la finalidad de dar servicio a funciones diversas; el problema es tener unidades y procesos de negocios que no se mantienen en comunicación entre sí. Los gerentes podrían pasar momentos difíciles tratando de reunir los datos que necesitan para tener un cuadro completo y extenso de las operaciones de la organización. Esta fragmentación de datos separados podría tener un impacto negativo en la eficiencia y desempeño de los negocios de la organización.

Los ERP resuelven este problema proporcionando un solo sistema de información para la coordinación de los procesos de negocios clave de toda la organización.

La información que antes se encontraba fragmentada en diferentes sistemas puede ahora fluir con libertad a través de la empresa de modo que se puedan compartir los procesos de negocios que se realizan en las áreas de servicios, contabilidad, mercadotecnia y otras más. Estos sistemas pueden integrar los procesos de negocios clave de toda una empresa en un solo sistema de software que permita un flujo transparente de la información a través de la organización.

Un ERP reúne datos provenientes de diversos procesos de negocios clave y los almacena en un solo y amplio depósito donde los pueden utilizar otras partes de la empresa. Recordemos entonces que las actividades rutinarias de los procesos pueden ser automatizadas mediante tecnología ERP cuando estas se vuelven numerosas y complejas.

La implementación de un ERP es un trabajo que requiere dedicación total por parte de un equipo de trabajo que deberá estar integrado por los líderes empresariales y por expertos consultores ERP. Para que una empresa sea competitiva hoy en día debe de considerarse un ERP como una obligación y no como otra opción más. Lo básico es entender que cada organización tiene necesidades distintas y que la implementación de sistemas como los ERP dependerán de estas necesidades.

Hoy en día, existen empresas o asociaciones civiles que tienen la infraestructura, el presupuesto y el personal para adoptar un ERP y no lo hacen. El error frecuente en este tipo de empresas o asociaciones civiles es que cada departamento tiene sus propias necesidades de proceso de negocio y lo que hacen es solicitar a la Dirección de Informática que elabore un sistema que requieren o que les hace falta.

La Dirección de Informática tiene un programador asignado a uno o varios departamentos del negocio y desarrolla ese nuevo sistema. Lo ideal en la implementación de un ERP es que toda la información valiosa se encuentre sobre una misma plataforma operativa y que cada área funcional pueda acceder a esta información por medio de reportes.

Como en todo proyecto se requiere una buena planeación la cual deberá tomar, entre otras, las siguientes consideraciones:

• El giro de la empresa.
• El tamaño de la empresa: infraestructura y personal.
• El volumen de información.
• La resistencia al cambio.
• La complejidad de las operaciones.
• Monto de la inversión.

En la mayoría de los casos es viable implementar un ERP ya que se obtienen, entre otros, los siguientes beneficios:

• Eliminación de las capturas repetitivas.
• Mayor oportunidad en la información.
• Consistencia, congruencia e integridad de la información.
• Eliminación de tiempos de espera para consulta de la información.
• Operaciones multi-usuario confiables y seguras.
• Reducción de los costos de operación.
• La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.