5 Señales que Indican que Necesita un ERP

5 Señales que Indican que Necesita un ERP

16 agosto, 2018 blog 0

Cada vez toma más y más tiempo cuadrar las finanzas al final de cada mes, su pronóstico de ventas está basado en adivinar más que en números sólidos, su negocio tiene problemas para permanecer al día con su volumen de trabajo y como resultado está empeorando la relación con sus clientes.

No tiene idea de cuánto inventario tiene en sus almacenes, y a estas alturas ya no quiere ni preguntar. Si ese es su caso creo que debe ser tiempo de considerar un sistema ERP.

Cada empresa es única y diferente, no hay un indicador que diga. “Necesitas un ERP ahora!” , Sin embargo las empresas que se beneficiarían de tener un ERP, normalmente sufren de los mismos problemas y frustraciones. Continúe leyendo para saber las 5 señales que indican que su empresa ya está lista para un ERP.

1. Tienen diferentes softwares para diferentes procesos.

Tome un momento y piense como los empleados en su empresa registran, dan seguimiento y procesan información. ¿Su equipo financiero usa un sistema para llevar las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, ¿Su equipo de ventas usa otra herramienta para ingresar las órdenes de venta? ¿El proceso de meter esas órdenes de venta los ocupa demasiado y se vuelve un proceso manual largo y tedioso?, ¿Sus empleados en almacén usan aún otro sistema para llevar el control de sus inventarios y seguimiento de mercancía?

Cuando varios sistemas completos corren de forma simultánea pero separada pueden provocar problemas en sus procesos que estaban diseñados para que la empresa avanzara sin dificultades. Sin una información correcta del equipo de ventas, el manejo de inventarios puede pasar tiempos difíciles, No contar con la información precisa puede causar un efecto domino desde marketing a nómina.

Un sistema ERP integra todos estos sistemas para que el funcionamiento de la empresa se centre en una sola base de datos, Una sola fuente que contenga información actualizada, un ERP que desglose la información de la empresa ayuda a la gerencia a tomar mejores decisiones y de forma más rápida, liberando su tiempo para que se enfoquen en tareas con más valor.

2. No tiene fácil acceso a información de su negocio.

Si alguien le preguntara cual es el margen de su promedio de venta en el último trimestre, ¿Cuánto tiempo le tomaría encontrar la respuesta?, ¿Qué hay de otra información valiosa, como número de órdenes de compra, o las ventas al día?, Para las empresas que aún trabajan con sistemas de cajita, o con Excel que necesitan constante actualización manual, puede ser una larga espera.

La velocidad con la que avanzan las empresas es mucho más rápida que antes, lo que quiere decir que sus empleados requieren tener un acceso rápido a información relevante, con una solución ERP, los directores pueden tener una visión clara e inmediata de en donde se encuentran, así como los empleados tienen acceso a información que los vuelve mucho más eficientes.

3. La contabilidad se torna más difícil y toma más tiempo

Frecuentemente una de las primeras señales de que su empresa necesita un ERP vendrá de su departamento de contabilidad, el departamento aun recae en el uso de hojas de cálculo, facturas y órdenes de compra, y les toma horas ingresar y calcular la información en forma manual, tiene que considerar cuantos recursos y horas son desperdiciadas por algo que un ERP puede hacer de forma instantánea.

Lo mismo va el reporte financiero, si le toma para siempre consolidar la información a través de varios sistemas y muchas hojas de Excel, Un ERP puede ser una solución con un gran impacto parta su empresa, Con toda la información financiera en una sola base de datos, su equipo de contabilidad no tendrá que perder horas mapeando la información, re escribiendo datos o haciendo una conciliación de forma manual, en resumen, serán mucho más productivos.

4. Las ventas y el inventario están empeorando.

Cuando las empresas empiezan a crecer una de las primeras dificultades es el control de inventarios, asegurarnos que la cantidad de productos necesarios estén en el lugar correcto es vital para la operación.

Cuando las ventas, el inventario y la información del cliente se mantiene por separado le puede traer muchos problemas a la empresa, si se le acaba el inventario de uno de sus productos más vendidos, va a tener que detener sus ventas hasta que llegue el siguiente embarque, Si mientras tanto un cliente llama para preguntar sobre una orden y los empleados no puedes rastrear donde viene su pedido su reputación para empezar a verse perjudicada,

Con un sistema ERP, por otro lado, todos sus departamentos pueden tener acceso a la misma información en actualizada, su atención al cliente debe de ser capaz de darle una respuesta a su cliente sobre, su pedido, producto o servicio sin tener que colgar la llamada para investigar, del mismo modo un administrador de almacenes puede ver cuando un producto esté llegando a su mínimo establecido y ordenar que se llene el stock.

5. Cada vez es más difícil gestionar la producción.

Al igual que con los inventarios, a medida que las empresas crecen, uno de sus mayores desafíos suele ser la gestión de la producción. Si en su empresa no se saben los trabajos que comienzan o terminan si no se hace toma de tiempos o ésta se hace manualmente y se guardan en papel es más que probable que en su empresa necesiten implantar un sistema ERP.

Cuando los datos de producción se tratan en distintos sistemas del de las ventas y las compras puede que se de cuenta tarde de que los márgenes disminuyen. Esto es algo que no sucede cuando implementan con éxito un ERP.

Muchas empresas a día de hoy siguen haciendo la gestión de la producción a mano y en estos casos saber los costes de producción se vuelven un desafío continuo puesto que tenemos que recopilar toda la información de los distintos sistemas para obtener el coste de un trabajo. Implementar un sistema ERP puede darte el coste de cada uno de los trabajos en tiempo real.

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